온라인사용법 전자문서회의솔루션 도입시 고려사항(v8.14)

             전자문서회의솔루션 도입시 고려사항

                                                               (2020년 4월 24일 현재)

1. 개요

-. 전자문서회의솔루션은 일명 종이없이 진행하는 회의시스템(PaperLess Meeting System)으로서 모든 참석자가 종이 대신 단말기(PC, 스마트PC, 스마트패드 등)로 멀티미디어 자료형태의 회의자료를 무선 또는 유선의 네트워크 망을 사용하여 발표자의 발표내용을 공유(동기화)하여 회의를 진행하는 회의시스템입니다.

-. 따라서 도입시 네트워크와 회의용 단말기, 그리고 회의자료를 멀티미이어 자료로 제작 프로세서가 준비되어 있어야 합니다.

2. 사전준비사항

-. 전자문서회의솔루션 ThatsGood e-Presentation은 네트워크를 통해 동작하는 제품으로 참석자들의 구성이 내부망이 아닌 외부 인터넷을 통해서도 접속이 되는지를 확인해야 합니다.

-. 만약 외부 인터넷망과 접속을 시도하여 사용하는 용도라면, 서버가 사용할 공인IP를 부여받고, 방화벽시스템으로부터 통신포트(TCP 2121, 7621~7626, 7000~7050, UDP 7620, 7622)와 멀티캐스트IP(234.1.1.1~5)를 서버의 공인IP가 서비스할 수 있도록 개방해야 합니다.  멀티룸으로 서버를 운영하는 경우, 채널수에 따라 추가적으로 포트를 열어야 하며, 7627~7629<서버인스턴스>와 멀티캐스트(234.1.1.3~5)를 들어오는 트레픽을 방화벽에서 허용해 주어야 합니다.

-. 요즈음은 공공기관 중에 FTP프로토콜을 사용하지 못하는 경우가 있으며, 이 경우 미팅게시판을 통해 http:// 프로토콜의 80번 포트를 개방을 하고 해당 모듈은 별도로 설치하여야 합니다.

-. 사내에서 사용하더라도 라우터를 통해 다른 네트워크의 참석자와 연결하는 경우 위의 서비스 포트를 개방해야 합니다.

-. 설치하기 전에 접속하고자 하는 서버와 클라이언트 단말기가 모두 준비되어야 하며, OS나 사내보안 프로그램, 바이러스 및 스팸방어 프로그램, 기타 관리를 위해 필요한 프로그램들이 먼저 설치되어 전자문서회의솔루션을 설치시 충돌여부를 확인할 수 있도록 해야 합니다.

-. 유선망이나 무선망의 설치도 선행되어야 하며, 인터넷을 사용하는 상태라면 인터넷 연결을 위한 IP구성도 되어 있어야 합니다. 별도로 IP관리망이 있다면, IP할당을 사전에 신청하여 받아야 하고 DHCP서버로 부터 받는 경우 컴퓨터가 켜지고 처음 IP를 받을 때 너무 늦게 받아 자동 서버연결 기능이 되지 않도록 설치후 확인해 보아야 합니다.(전체 재부팅 후 시작프로그램 등록 후 사용시 자동연결이 안되는 원인이 됨)

-. 특히 무선망을 사용하는 경우, 보안을 위해 설정한 SSID, ID, Password를 미리 확인하여 정상 작동여부가 체크되어야 합니다.(무선망을 사용할 때는 사전에 보안부서에 허가를 받아야 하는 경우가 많으니, 사전에 확인하시기 바랍니다.)

-. 이 솔루션은 서버와 클라이언트로 구성되어 동작하는 방식으로 서버로 사용할 PC와 클라이언트로 사용할 PC가 구분되어 각각 설치되어야 할 위치가 선정되어야 합니다.(만약, 서버룸에 설치되어야 하는 경우라면, 서버룸과 회의룸사이에 네트워크 보안포트나 IP가 설정되어야 합니다.)

-. 이 솔루션은 마이크로소프트 파워포인트를 제어하여 발표자가 발표하는 내용을 참석자가 똑같이 볼 수 있도록 할 수 있는데, 이를 위해서는 라이선스 보유와 지원되는 버전의 MS PowerPoint가 미리 설치되어 있어야 합니다.  

지원되는 파워포인트 버전 : Microsoft PowerPoint 97/2000/2002/2003/2007/2010/2013/2016/2019, Office365 2016/2019
지원되는 아래한글 버전 : 한글과컴퓨터 아래한글 2002/2005/2007/2010/2014VP/NEO/2010뷰어/2014뷰어/Neo뷰어/2019

-. 서버의 경우 회의시 회의문서를 XPS포멧(PDF와 유사한 MS포멧)로 변환하는 기능을 가지고 있는데, 이를 활용하기 위해서는 서버에 변환하고자 하는 포맷을 구동하는 프로그램(MS Office 최신버전, 아래한글, 아크로벳 리더 등)이 미리 설치되어 있어야 하고, 해당 라이선스가 구매되어야 합니다.

-. 만약, 대량의 PDF파일을 많이 사용하는 고객은 아크로벳 리더 프로버전을 이용해 5배 빠른 문서변환을 할 수 있으며, 이를 위해 프로버전이 설치되고 환경설정에서 체크를 해 주어야 합니다.

-. 사내DRM을 운영하는 회사나 조직의 경우, 사전에 해당 관리부서에 epresentation.exe 프로세서에 대한 허가설정이나  DRM문서를 열 때 자동화하기 위해서는 해당 업체와 API연동을 확인해 보아야 합니다.

-. 설치시 통상 관리자교육을 함께 실시함으로 운영할 부서의 담당자와 유지보수 업체가 동석하여 설치/배포/설정/운영 등에 설명함으로 사전에 미팅 약속을 정해야 합니다. 

-. 만약 설치 중 네트워크에 문제가 발생할 수 있기 때문에 인터넷 운영과 사내 네트워크 담당자의 연락처를 미리 알아두어야 합니다.

3. 설치세부내역

-. 솔루션을 설치하기 위해서는 참석자 1인당 10분씩 필요하며, 설치 후 2시간 가량의 회의상황과 유사하게 테스트를 진행하게 됩니다.  모든 네트워크와 장비가 준비된 상황에서 통상 4~5시간이 소요됩니다.

-. 먼저 서버를 먼저 설치하며, 서버에는 Usb 동글형태의 키락을 장착하고 이를 통해 동시접속 사용자와 고객명, 사용기간을 체크하게 됩니다.  만약 이 키락이 분실되면 재발행이 되지 않기 때문에 서버에 항상 고정시키고 도난 당하지 않도록 주의해야 합니다.

-. 하드웨어 키락이 불량으로 사용이 문제가 되는 경우, 교체가 가능하며 교체 중에는 임시로 인터넷을 통한 인증서비스를 제공합니다.

-. 서버는 OS 자체 내에 외부로 서비스 못하도록 PC내 방화벽이 작동함으로 방화벽에서 파일전송FTP포트(위에 포트 내용 참고)를 사용할 수 있도록 설정해야 합니다.

-. 회의에 참석하는 발표자나 참석자들의 PC는 화면보호기능과 절전기능을 제거하거나 시간조정을 하는 것이 좋습니다. PC사용에 익숙하지 않은 임원들은 회의 중 화면이 꺼지는 현상을 고장으로 인식하는 경우가 있습니다.  

-. 만약 무선랜을 이용한 회의를 진행하고자 하면, 파일전송기능을 분리하여 별도의 FTP서버를 운영하여 효율을 높일 수 있으며, 전송상태를 모니터링할 수 있습니다.

-. 클라이언트는 설치 후 바탕화면에 “댓츠굿 이프리젠테이션” 아이콘이 생성됨으로 이를 클릭해서 실행할 수 있으며, 설치시 자동으로 실행할 수 있도록  Command창에서 shell:startup()을 실행하여 바탕화면에 생성된 아이콘을 시작 프로그램에 카피해야 합니다. (통상 고객사 방문 설치하는 경우, 당사 직원이 설정해 놓습니다.)

-. 클라이언트 프로그램을 설치시 서버로 접속할 IP를 입력해야 하며, 클라이언트 마다 참석자 이름이나 직책을 정할 수 있기 때문에 사전에 회의장에 참석자 배치도가 준비되어 있으면 도움이 됩니다.

-. 문서제어방식의 회의는 고객들 마다 다양한 회의문화에 맞추어 환경설정 값을 변경할 수 있습니다.  따라서 직접 회의운영을 하시는 분이 설치시 함께 동석하시면 설정시 도움이 됩니다.

-. “PC켜기”기능을 이용하기 위해서는 WOL(Walk on Lan) 기능을 이용하게 되며, 이를 위해 단말기의 BIOS와 랜카드 설정 그리고 보안설정이 필요합니다.

-. 기타 기능은 제품과 함께 제공되는 매뉴얼 책자 또는 설치폴더에 메뉴얼 파일(PDF포멧) 등을 참고하시기 바랍니다.

4. 회의시스템 운영시 참고사항

-. 서버 프로그램을 실행한 PC를 사용하는 사람을 운영자라고 칭하며, 운영자가 회의 중에 일정한 관리권한을 부여한 사람을 진행자로 합니다.  진행자는 참석자목록에서 운영자가 권한 부여 및 해제를 할 수 있습니다.

-. 진행자는 등록된 회의문서 삭제, 발표권한 이전 및 해제(Alt+W), 개별페이지 잠금/해제, 회의모드 변경 등을 할 수 있습니다. 

-. 가능한 회의 전에 발표자들에게 발표문서를 30분 전에 메일(미팅게시판 모듈을 이용하는 경우, 게시판에 업로드 및 업로드암호 확인이 필요합니다.)을 통해 전달해 달라고 해야 합니다.  만약 회의문서에 문서보안시스템(DRM)이 설정되어 있어 회의시 인증 요청창 등이 나타날 수 있기 때문에 회의의 진행자는 미리 회의자료를 받아 회의시스템에서 정상 작동하는지를 확인해 보아야 합니다.

-. 회의문서가 변환이 필요한 파일일 경우 대용량에 다수에게 전달해야 하는 경우 전송을 위해 2~3분(회의자료가 500Mbyte인 경우)이 소요될 수도 있는 바, 등록시 서버에서 자동변환 기능은 있으나 수정으로 변환여부를 확인하고 등록하는 것이 대기시간을 줄일 수 있습니다.

-. 파워포인트 내에 동영상이 포함된 경우와 링크된 경우가 있는데, 링크로 연결된 동영상은 동영상을 별도로 회의자료로 등록해 주셔야 파워포인트 실행시 동영상을 플레이할 수 있습니다.

-. 파워포인트는 통상 슬라이드방식으로 좌에서 우측으로 문서이동이 나타나고 한페이지씩 변경되나, 아래한글이나 PDF용 세로문서로 된 파일의 경우 스크롤방식으로 위아래로 스크롤을 하여 문서의 위치를 동기화합니다.  전체 참석자가 태블릿을 활용하고 세로로 문서를 보는 경우, 환경설정에서 세로 한페이지씩 보기 옵션을 체크하여 한쪽 단위로 넘길 수 있습니다.

-. 아래한글인 경우 가로문서를 한페이지씩 보고자 하면 환경설정>화면>XPS 가로문서 한페이지보기를 체크하여 한 페이지 단위로 넘기게 할 수 있습니다. 

-. 회의문서의 마지막 페이지 다음을 클릭하면 첫 페이지로 이동합니다.  해당 기능을 옵션에서 비활성화 할 수도 있습니다.

-. 회의문서 등록 중 네트워크 불량으로 받지 못하는 참석자가 있는 경우, “취소”을 클릭하면 “예” “아니오” “취소”와 같이 3개 버튼이 나옵니다. “예”를 누르면 모든 전송된 것을 지우고 목록도 등록하지 않습니다. “아니오”를 누르면, 전송된 참석자만 목록에 등록하고 전송되지 않는 참석자는 취소가 됩니다.  

-. 전송되지 않는 참석자는 해당 원인이 해결된 이후에 접속을 끊었다(Alt+C) 다시 연결하거나 프로그램을 종료후 다시 켜면, 다시 회의문서목록을 받게 되는데 이때 다운로드 되지 않는 파일이 있으면 다시 다운로드를 받게 됩니다.   관리자가 강제재실행을 하면, 해당 참석자가 종료되었다가 다시 실행하게 됩니다.  이 기능은 사내에 멀티캐스팅이 가능하도록 포트개방과 네트워크 장비의 설정이 필요할 수도 있습니다.